Để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW ngày 28 tháng 02 năm 2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ vừa ban hành Chỉ thị số 07/CT-UBND yêu cầu Giám đốc Sở, Thủ trưởng cơ quan, ban, ngành thành phố; đơn vị sự nghiệp cấp thành phố; cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc đóng trên địa bàn thành phố; doanh nghiệp nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân thành phố; tổ chức Hội được Đảng và Nhà nước giao nhiệm vụ cấp thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện, xã, phường, thị trấn (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị, địa phương) thực hiện đúng, đầy đủ các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ sau:
Một là, thống kê toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có; toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ; bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản an toàn tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.
Hai là, khẩn trương nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố theo quy định của pháp luật; bàn giao tài liệu khác cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố tạm thời quản lý hoặc phối hợp quản lý. Việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy được thực hiện đúng quy định của pháp luật về lưu trữ.
Ba là, trước và trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được tiếp tục bảo quản tại kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố và Lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản) của cơ quan, đơn vị trước khi sắp xếp; nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
Bốn là, ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy thực hiện tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ liệu thuộc thẩm quyền quản lý; người đứng đầu đơn vị hành chính cấp cơ sở mới tiếp nhận tài liệu tại các phòng, kho tập kết trên địa bàn quản lý do Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố tạm thời quản lý.
Sở Nội vụ thực hiện kiểm tra kho lưu trữ tại một số cơ quan, đơn vị
Năm là, thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực (đối với cấp huyện và cấp xã bị hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động khi Nghị quyết có hiệu lực thì không được ban hành văn bản theo thẩm quyền).
Đồng thời, các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy; chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã có phương án phù hợp triển khai thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi được tổ chức lại, trong đó tập trung số hóa các tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu đang phục vụ hoạt động quản lý điều hành và nhu cầu của người dân, cơ quan, tổ chức. Việc số hóa tài liệu lưu trữ cần tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ, pháp luật khác có liên quan và các hướng dẫn nghiệp vụ của cấp trên./.
Thùy Uyên - VP Sở Nội vụ
